INBOX lepší GMAIL pro práci s úkoly a e-maily

Nedávno jsme přešel z Gmailu na “vyšší verzi”, kterou Google vydal pod názvem INBOX. Po chvíli věnované migraci jsem na ji okamžitě nahradil můj Gmail na Macu i aplikaci v mobilu a to je co říct. Už dlouho neměla žádná appka takový vliv na můj (pracovní) život jako právě INBOX – proč?

INBOX dotahuje skoro k dokonalosti to, co hodně z nás tak nějak intuitivně dělá – používá příchozí zprávy kromě komunikace také jako seznam úkolů, vždyť co jiného je označování pošty zpět za přečtenou, hvězdičkování či posílání e-mailu sobě samotnému? Toho si asi všimli v Google a INBOX právě tomu způsobu jde naproti a několika změnami posouvá elektronickou poštu pravě na plnohodnotný to-do list spojený s emailem. Gmail se pro mě  z komunikačního nástoje stal to-do listem s integrovanou poštou. Nově ..

ROZLIŠUJI LÉPE MEZI PŘEČTENÍM A VYŘÍZENÍM

S Gmailem jsem (jako spousta dalších lidí) pracoval asi blbě …email jsem považoval za vyřízený až jeho přečtením a na druhé straně přečtený email jsme automaticky považoval za vyřízený. Úkoly jsem si označoval hvězdičkou.

Z toho plynula následující neefektivita
– pro vyřízení jsem musel přečíst všechny příchozí emaily
– přečtené emaily jsem pořád viděl v nepřehledné příchozí schránce (byl jsem lenivý archivovat)

Inbox tohle pravděpodobně viděl a přišel uživatelům vstříc – a dotáhl práci s poštou tak, abychom mohli vyřizovat příchozí poštu rychleji a zároveň jasněji viděli, co máme za úkoly. Jak?

Screenshot 2015-05-04 16.12.25Emaily se nečtou, ale rovnou vyřizují. Nově lze na webu a hlavně v mobilní aplikaci “vyřídit” jedním klikem /slajdem email bez jeho otevření a přečtení – ve starém Gmailu jsem musel email opravdu otevřít nebo hromadně označovat za přečtené. S Inboxem pracuju mnohem více na seznamu emailů než v detailech emailů … přece jenom s 80% emailů vím, co chci dělat už z náhledu. Tohle neskutečně urychluje práci s emailem na mobilu.

Dnes neberu nepřečtené emaily automaticky jako ty k přečtení nebo vyřízení.  Můžu si klidně projít nové emaily a až potom znovu řešit, zda chci email připnout na později (připnutí = nově hvězdičky) nebo zahodit. V Inboxu neexistuje nic jako stará příchozí pošta – email buď připnu nebo zahodím.

porovnani_inbox_gmail
Příchozí pošta se rázem stala přehlednější – tady se podívejte na rozdíl

Eliminoval jsem i množství e-mailů, které jsem přehlédl (přečetl a zapomněl ohvězdičkovat, nebo hvězdičkoval přes mobil na špatném připojení) … INBOX totiž vyžaduje jasnou akci – vyřiď nebo připni. Přečtené emaily (ale nevyřízené) emaily tak mnohem více razí v příchozí poště.

MŮŽU EMAIL ODLOŽIT (SNOOZE)

Nová killer funkce umožní odložit email na později, kdy se stane relevantním a chci ho teprve nebo znovu řešit. Funkce, která se dodnes řešila integracemi třetích stran (např. Boomerang) je dnes nativní funkcí. Jak využívám odložení?

– chci se sám k věci vrátit později (email není důležitý, čeká na nějakou událost apod.)
– delegoval jsem úkol na někoho  a chci ho později zkontrolovat (email mi připomene původní konverzaci, kde jsem úkol zadal)
– právě jsem napsal email a čekám na odpověď (pokud za týden nepříjde odpověď, můžu urgovat)

Screenshot 2015-05-04 18.21.21
Seznam emailů tiše čekající, až se znova dostanou na výsluní.

Pokud v konverzaci něco pokračuje (odpoví) před nastaveným datumem a já dám znova „vyřídit“ přebije to funkci snooze a email je definitivně vyřízený.

Pohled zpět: V Gmailu jsem měl dost emailů v přehledu úkolů, které tam prostě byly ohvězdičkované a tvářily se jako aktivní úloha, přitom jejich dokončení bylo závislé na někom jiném … ty dneska nevidím a ukážou se mi až v čase, kdy odhaduju nebo do kdy vyžaduju dokončení.

A ještě jedna výhoda, kterou jsem objevil až časem – „odložený“ vyskočí zase nahoře, jako by přišel před chvílí, čímž se přirozeně zvýší jeho priorita.

NEMUSÍM POSÍLAT E-MAILY SÁM SOBĚ (REMINDERS)

Dalším nešvarem bylo , že jsem si posílal sám emaily, abych nezapomněl na nějaký úkol. V INBOXU si můžu nověScreenshot 2015-05-04 18.42.27 vytvořit REMINDER (poznámku), který se v INBOXU zařadí mezi připnuté emaily.

Poznámka resp.  jde ale přidat i k obdrženému emailu a ta se zobrazuje na všech výpisech pošty hned po předmětem. Líp si můžu popsat, co vlastně s emailem udělat.

Kdysi mi chyběla funkce “změň předmět e-mailu” třeba když se konverzace posunula už jinam a předmět emailu o věci nic nevypovídal – dnes přidám poznámku a svými slovy specifikuju, co mám vlastně s konverzací dělat.

NEDŮLEŽITÉ MAILY SE SDRUŽUJÍ (BUNDLE)

Budle emailů chápu jako něco mezi původními filtry (vidíte email jenom v jako číslo na štítku)  a tím, že email příjde přímo do příchozí schránky. Shromážděním jednoho typu emailů vidím, že se něco děje a můžu skupinu rozkliknout nebo rovnou celé vyřídit. INBOX automaticky slučuje platby, notifikace soc. sítí apod.

Screenshot 2015-05-05 10.53.08

Sílu tahle funkce dostává i tím, že si sám můžu spefikovat skupiny, které se mi takto dají do “bundle” – využívám to třeba na kontrolu zákaznické podpory, kterou chci kontrolovat denně ale zároveň nechci mít každý požadavek jako samostatný email. Mimo to mi hodiny měsíčně šetří SaneBox.

 

S POŠTOU PRACUJU RYCHLEJI

V neposlední řadě bylo masivně vylepšeno UX – na webu a hlavně v mobilní aplikaci, namátkou:

– Při kliku na nový e-mail ihned nabídne nejčastější kontakty

 – Okamžitý náhled příloh (mnohem lépe se hledají přílohy emailů z minulosti)

– Tlačítko Zpět po každé akci

– Realtime vyhledávání hází výsledky okamžitě (a objektivně mi připadají relevantnější)

– používat iOS appku je příjemnost sama a mnohem rychleji si dokážu čistit příchozí počtu na cestách (jednou rukou, v autě v zácpě apod.)

Migrace je přitom lehká – aktivace INBOXU na inbox.google.com, najdete si ohvězdičkované emaily a ty připnete – od té chvíle můžete využívat INBOX v plné síle.

UPDATE: Přístup k INBOXU není automaticky, ale je stále na pozvánku … pokud nemáte, napište – mám jich ještě 9.



1545 x zobrazeno

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *